fbpx

31M Ft-os esettanulmány – Fuvarozási módok racionalizálása

Mindjárt az elején azzal kezdeném, hogy csak azok a folyamatok optimalizálhatók, melyekről adataink vannak. A benyomás és az „én úgy tudom, hogy” – című lemezek a megtakarítások szintjén nem játszhatók le.

Ahhoz, hogy valamely folyamat esetén javulást és megtakarítást érjünk el, szigorú és következetes adatrögzítésre és nyilvántartásra van szükség. Az adatbázis mélységét az dönti el, hogy az adatoknak milyen pénzügyi hatása van egy adott cégnél illetve, hogy később milyen elemzéseket szeretnénk elvégezni velük.

Azért is van nagy jelentősége egy ilyen nyilvántartásnak, mert a pénzügyi vezetők és a management csak és kizárólag tények, kimutatások és ésszerű érvek alapján győzhetők meg!

A fuvarozási és szállítmányozási díjakra is érvényes a fenti gondolatmenet.

Nagyon sok olyan kis- és nagyvállalkozással találkoztam az utóbbi 16 évben, akiknek egyáltalán nem volt fogalma arról, hogy pontosan mely relációkon, milyen díjakon és kikkel fuvaroztatnak, így kontrolljuk sem volt a folyamatokon és a költségeken! Ha ezt tulajdonosi szemmel nézem, egész egyszerűen elfogadhatatlan állapot! Ki szeretne olyan cégtulajdonos lenni, ahol nem csíphetők nyakon a költségek konkrét számokkal? Ugye senki? Én sem.

Mielőtt egy adott szállítási, fuvarozási rendszert elemzek, az első és legfontosabb kérdés tehát az, hogy a szállításokat milyen adatbázisban és milyen mélységgel tartják nyilván? Nem kell bonyolult SAP-s tranzakciókra és riportokra gondolni, tökéletesen megteszi a jó öreg Excel is.

Több olyan multinacionális cégnél dolgoztam már, ahol ezen Excel-es nyilvántartások lazán verték az SAP valamennyi kimutatását, ugyanis a legtöbb ERP rendszer nem képes a szállításokat relációk szintjén kezelni, maximum adott partner és költség szinteken, viszont ahhoz, hogy almát az almával tudjunk összehasonlítani és megtakarítást érjünk el, feltétlen szükséges a reláció szintű fuvardíj nyilvántartás.

Azt szoktam javasolni, hogy kb. így nézzen ki egy ilyen adatbázis fejléce és tartalma:

Szállítási díjak adatbázisa
Példa szállítási díjak nyilvántartására

Praktikus lehet még, hogy ha a file egy megosztott mappán a közös vállalati hálózaton érhető el, mert így a beszerzés és a raktár is látja, hogy adott áru mikor érkezik meg, ill. hogy folyamatban van-e egy adott import behozatal, és nem utolsó sorban jól eloszthatók a feladatok a fuvarszervezők és logisztikusok között.

Ebben az esettanulmányban tehát arról számolok be, miként sikerült egy 31 Millió Forintos megtakarítási projektet elérni. Ezt a saving-et két lépcsőben sikerült elérni:

  1. Racionalizálási fázis: meglévő szállítási módok elemzése, optimalizálása
  2. Fuvardíj csökkentési fázis: tenderek, új ajánlatok, alternatívák kidolgozása

Egy ilyen és ehhez hasonló megtakarítási projekt első lépéseként a Pareto-elv szerint megnézem, hogy mely szállítmányozói partnerek és relációk teszik ki az összes költségek kb. 80-90%-át. Így képbe kerülök azzal, hogy mely díjakat, relációkat szükséges első körben átnézni.

A számok nem hazudnak: ott érhetők el nagyobb fuvardíj megtakarítások, amely viszonylatok rendszeresek és a forgalom nagy részét teszik ki.

Ha a fenti első lépés eredményei megvannak, akkor jöhet a részletesebb szintű vizsgálat, ergo az, hogy az adott import- export, belföldi relációkhoz pontosan milyen áruadatok tartoznak. És itt jön képbe a feljebb már említett részletes nyilvántartás. Ugyanis, ha az áruadatok (súly, raklap, stb) hiányoznak, akkor úgy önmagában a fuvardíjak semmit mondóak, hiszen nem lesz információ arról, hogy adott desztináción adott fuvarozó az adott árumennyiséget milyen díjon szállította le.

A szóban forgó projekt kapcsán tehát kitűnt, hogy egy bizonyos futárcéggel igen magas forgalma volt a vállalatnak az adott évben, de mivel nem volt részletes nyilvántartás a kezemben, így megkerestem a futárcég képviselőjét, hogy legyen szíves és küldje át nekem az előző év részletes forgalmi adatait.

(Tipp! Köztudott, hogy majd az összes kiscsomagos futárcégnél rendelkezésre állnak a szállítási archív adatok feladott csomagok, súly, reláció és díj szinteken!)

Nagy nehezen megkaptam ezen adatokat, és rögtön el is végeztem egy Pivot-elemzést a relációkra, feladott súly és nettó fuvardíj dimenziókban, majd ezeket szépen csökkenő sorrendbe állítottam.

Amit ezután láttam, az egész egyszerűen döbbenetes volt számomra.

Pareto-elemzés nettó össz fuvardíj és feladott összsúly alapján

Kiderült, hogy bizonyos relációkon több tonna árut adtak fel a cég költségére beszállító partnerei, melyek EU-s import behozatalát semmi nem indokolta, hogy azt futárcéggel kellett volna megoldani (halkan megjegyezném, hogy a futárcégek árképzése alapvetően ott kedvező, amikor viszonylag kis súlyú (<=60kg) és terjedelmű csomagot kell szállítani viszonylag nagy távolságra, csak ezt nem foglalják bele marketing kampányukba).

Miután magamhoz tértem az összegek és súlyadatok láttán, következett az adott import reláció feladott csomag szintű, napi vizsgálata, ergo az “apróbetűs” rész.

Részletes, csomagszintű napi vizsgálat

Itt rögtön kiderült, hogy olyan csomagokból álltak ezen feladások, melyek több száz kg súlyú szállítások voltak, értelemszerűen a hozzájuk kapcsolódó horror díjakon!

Ez azért volt döbbenetes, mert a reláció egy sima Németo.-Magyaro. viszonylat volt, ahol köztudott, hogy akár egy részrakós közutas megoldással is el lehet érni az 1 napos tranzitidőt, tehát egyáltalában nem indokolt futárszolgálat használata magas díjon!

A racionalizáció első lépésében azonnal leállítottuk ezen EU-s importok futárcéggel való szervezését és a cég átállt a közutas, részrakós megoldásra, melynek eredményeképpen 12M (!) Forint megtakarítást értünk el ezen az egyetlen reláción!

Végigelemezve a többi viszonylatot is, összességében éves 17.000.000 Ft-os költségmegtakarítást értünk el azon import relációk esetén, melyeknél a kiscsomagos fuvarozási módot átváltottuk közúti részrakós típusra.

Érdekesség az elemzés kapcsán, hogy találtam olyan beszállító partnert is, aki a cég költségére éveken keresztül adott fel árut úgy, hogy azt a paritás és szerződés szerint neki kellett volna fizetnie! Természetesen azonnal le lett állítva, és kértük a jövő évi szerződéses árakból ezen veszteségek jóváírását.

Tovább menve az elemzésben kiderült, hogy a futárcéggel nem volt szerződése a cégnek, így kedvezmények sem voltak beállítva részére, tehát az optimalizáció 2. lépcsőjében a kiscsomagos szállításokat tekintve további megtakarítást értem el azzal, hogy a forgalmi adatok alapján megtendereztettem a kiscsomagos futárcégeket, mellyel éves szinten további 14.000.000 Ft megtakarítást sikerült elérni.

Köszönöm, hogy elolvasta cikkemet, kérem vegye fel velem a kapcsolatot, ha Önt is érdekelheti egy fuvardíj optimalizációs projekt!

Azért is keressen meg, mert a kiscsomagos szállítások területén partnerségi kapcsolatom van egy világméretű kurier céggel, akiknél 45-50%-os szerződött díjkedvezményt tudok Önnek kialkudni!

Friss bejegyzések

Fórián Lóránd

MMA az értékesítésben

Értékesítőként az időgazdálkodás kétségkívül az egyik legnehezebben elsajátítható készség. Egy ügyfél előnyben részesítése egy másikkal szemben döntő része lehet egy elszalasztott üzleti lehetőségnek. Éppen ezért

Tovább olvasom »